Toimitus 0 € yli 50 €:n tilauksiin*
KOTIAPTEEKKI.FI VERKKOPALVELUN ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Voimassa 1.1.2025 alkaen
Rekisterin rekisterinpitäjä on Lapuan 1 Lakeus apteekki (y-tunnus 2794573-3)
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on: Krista Veijonen, apteekkari
Kotiapteekki.fi / Lapuan 1. Lakeus apteekki
Osoite: Puistotie 2, 62100 Lapua
Puhelin: 06 433 9000
Sähköposti: info@lakeusapteekki.fi
Rekisterin nimi on Lapuan 1. Lakeus apteekki Kotiapteekki.fi:n asiakasrekisteri.
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin verkkopalvelun järjestäminen asiakkaalle. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan erityislainsäädäntöön. Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.
Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.
Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.
Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:
Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.
Verkkokaupan asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.
Tämän lisäksi saamme reseptilääkkeen oston yhteydessä tietoja yhteistyökumppaneiltamme esimerkiksi Kelalta (suorakorvaustietojen kyselypalvelusta lääkekorvaus ja toimeentulotuen maksusitoumustiedot sekä Reseptikeskuksesta sähköisten reseptien tiedot) ja Digi- ja väestövirastolta Suomi.fi -tunnistustietoja (vahvan sähköisen tunnistautumisen tiedot, sekä puolesta asioinnin yhteydessä valtuuskysely).
Lääkelakiin perustuen pääasiallisesti keskushermostoon vaikuttavien reseptilääkkeiden ostajilta tarkistetaan apteekkisopimuksen voimassaolo Apteekkariliiton ylläpitämästä apteekkisopimusjärjestelmästä.
Maksupalvelujen tarjoaja kertoo verkkokaupalle maksutapahtuman onnistumisesta ja epäonnistumisesta.
Henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika, jotta apteekki voi täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Joillakin tiedoista on pidempi säilytysaika johtuen lainsäädännössä määriteltyjen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa, lääkemyyntiä tai kuluttajakauppaa koskevien vaatimusten toteuttamiseksi.
Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidemmän säilytysajan riippumatta siitä, onko aineistossa mukana henkilötietoja vai ei. Lääkelaki ja Fimean määräykset edellyttävät lääkemyynti- ja toimitustietojen pidempiaikaista säilyttämistä. Esimerkiksi kalenterivuosittain säilytettävää luetteloa lääkemääräyksistä (reseptipäiväkirja) säilytetään viiden (5) vuoden ajan. Tietoa Suomi.fi-palvelun kautta tehdystä kirjautumisesta tai tunnistautumisesta säilytetään viisi (5) vuotta. Kuluttajakauppaa koskevat vastuut (esim. takuu) saattaa edellyttää pidempää säilytysaikaa.
Apteekki säilyttää kaikkia asiakas- ja ostotietoja enintään 12 kuukauden ajan ostotapahtumasta, ellei apteekilla ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää tietoja pidempään. Tilauksen reseptilääkerivejä säilytetään verkkokaupassa kymmenen (10) päivää tilauksen loppuun viennistä eteenpäin. 12 kuukauden kuluttua tiedot siirtyvät arkistoon, jolloin ne myös anonymisoidaan. Arkistoon siirtyvät vain seuraavat tiedot: 1) tilausnumero, 2) tilauspäivä, 3) tilauksen muokkauspäivä, 4) maksun tapahtumatunniste, 5) reseptin toimituskerran id ja 6) reseptitietojen haun suostumus ja päivämäärä.
Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida järjestelmistä, ellei tietojen käsittely perustu lakiin, jossa määritellään tarkemmin tietojen säilyttämisestä.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
Apteekissa asiakastietoihin on pääsy vain apteekin työntekijöillä, jotka työtehtäviensä hoitamiseksi tarvitsevat tietoja. Työntekijämme näkevät asiakastietoja vain siltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä. Henkilökuntamme on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti. Tietojen käyttöä valvotaan.
Apteekki käyttää tietosuojaselosteen mukaisten tehtävien hoitamiseen valittuja alihankkijoita, joiden kanssa on tehty sopimus henkilötietojen käsittelystä apteekin puolesta. Tällaisia henkilötietojen käsittelysopimuksia on tehty esimerkiksi tietotekniikkatoimittajien, maksupalvelutoimittajien, kuljetusyritysten ja tunnistuspalveluiden kanssa. Alihankkijoille luovutetaan vain välttämätön osuus henkilötiedoista, esimerkiksi kotiinkuljetuksen yhteydessä luovutetaan nimi, osoite ja muut yhteystiedot, mutta ei toimituksen sisältöä.
Verkkokaupan asiakkaan tietoja välitetään mm. seuraaville kolmansille osapuolille, joiden kanssa tietosuojan toteutuminen on varmistettu mm. kirjallisin sopimuksin:
Luovutettava tieto
Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaalle reseptillä toimitettavien lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot.
Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan toimeentulotuen maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot.
Osapuolet
Asiakkaan lääkemääräystietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Apteekki käsittelee myös muita henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen sisällä. Apteekki varmistaa tietosuojan toteutumisen sopimuskumppaneiden kanssa tietosuoja-asetuksen mukaisilla kirjallisilla sopimuksilla. Osa sopimuskumppaneista voi käsitellä tietoja myös EU-/ETA-alueen ulkopuolella esim. Yhdysvalloissa tai Englannissa, jolloin tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinona ovat EU-komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.
Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.
Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.
Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Käytämme sivuillamme evästeitä (cookies) verkkokaupan kävijäliikenteen seurantaan. Parannamme evästeiden avulla verkkopalvelumme käytettävyyttä ja saatamme ajoittain tarjota myös kohdennettua tietoa verkkopalvelumme palveluista ja tuotteista. Evästeiden käyttö ei tallenna henkilökohtaisia tietoja, jonka perusteella yksittäiset käyttäjät voitaisiin tunnistaa.
Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallentuu laitteellenne käyttäessänne verkkopalveluamme. Evästeillä ei voida levittää haittaohjelmia, eikätkä ne vaikuta oleellisella tasolla tietoturvaan. Evästeet eivät vahingoita päätelaitetta tai tiedostoja. Evästeiden avulla pystymme tunnistamaan käyttämänne laitteen sekä tiettyjä tähän laitteeseen liittyviä tietoja. Kun asiakas tulee verkkopalvelun sivustolle, hänelle aukeaa ikkuna, jossa kysytään asiakkaan suostumus evästeille. Asiakas voi valita tai hyväksyä evästeiden tason tai kieltäytyä niistä kokonaan.
Palveluiden kehityksen ja kehittämisen sekä lainsäädännön muutosten johdosta pidätetään oikeus muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.